La partida doble y el cargo y data como instrumentos de un sistema de información contable y responsabilidad jurídica integral, según se manifiesta en fuentes documentales de la Catedral de Toledo (1533-1613)

Abstract

La «partida doble» y el «cargo y data» eran 2 de las 3 formas reconocidas por Diego del Castillo (1522) para llevar la cuenta y razón. De ellas y de la tercera forma, denominada «de data y recibo», se ha dicho que con sus ventajas e inconvenientes pretendían alcanzar el mismo fin. Partiendo del estudio de la documentación contable de la Catedral de Toledo, en este trabajo pretendemos demostrar que la partida doble y el cargo y descargo o data se podían utilizar conjuntamente. De hecho, ambos métodos estaban perfectamente integrados en un sistema de naturaleza jurídico-contable desarrollado en esta entidad, en el que el uso de la contabilidad iba más allá de la mera comunicación e información. Así, aunque la partida doble se utilizaba como método contable a diario en las receptorías de la Catedral, los responsables de estos centros debían rendir cuentas ante los contadores o auditores integrados desde finales del siglo xvi en la contaduría. Desde esta se componían las cuentas periódicamente por cargo y data. Con este proceder se pretendía no solo el control, sino cuantificar la responsabilidad en la gestión de los encargados de los centros. De esta manera, las cuentas confeccionadas por los contadores y firmadas por el secretario y el notario del Cabildo eran el documento definitivo que servía para reclamar responsabilidades al gestor, receptor o cajero ante los Tribunales. En virtud de este planteamiento, la contabilidad diaria por partida doble con toda probabilidad desaparecía una vez tomada la carta cuenta al responsable por cargo y data.

The ‘double entry’ and the ‘charge and discharge’ were two of the ways of keeping track and reason, as stated by Diego del Castillo (1522). Of them and of the so called third form of ‘data and receipt’ has been said that with their advantages and disadvantages they both sought the same end. Based on the study of the existing documentation of the Cathedral of Toledo, it is possible to demonstrate that the double entry and the charge and discharge were used simultaneously. Both forms of accounting were part of an accounting and legal process, in which the use of accounting served further purposes than those of information or communication. Although the double entry was used daily in the administrative departments of the cathedral, those responsible for these centres had to report to the auditors, who were integrated in the accountant’s office from the late sixteenth century. In this office the accounts were produced periodically using the charge and discharge accounting system. This procedure was intended not only to control but to quantify the responsibility scope of the cashiers. The accounts produced by the auditors and signed by the secretary and the notaries of the cathedral chapter were the final documents that were used to claim responsibility to the manager, receiver or cashier before the Courts. Under this approach, the daily double-entry accounting in all probability disappeared once document-account was given to the person responsible for the charge and discharge process.