Explanations for the gap between management accounting rules and routines: An institutional approach

Abstract

This is a longitudinal in-depth case study that was conducted within a Portuguese public sector organization, the National Postal Service of Portugal, where two management accounting innovations were implemented. The aim of one of the innovations – Income Statements – was to account for the financial results for the different areas within the organization, which could filter down to its basic elements. The aim of the other – Key Performance Indicators – was to provide indicators to monitor business performance. These innovations were not used in practice as planned, which afforded me the opportunity to explain the existing gap between their rules and routines. To do this, I based this study on the old institutional economics (OIE) inspired management accounting change literature. Following a strategy of collating together issues from more than one theory, this study contributes to the OIE inspired management accounting change literature by providing evidence that trust and power issues should be analyzed simultaneously and not separately, in order to extend our understanding of how management accounting innovations are (or are not) used in practice, and it also provides evidence that external and internal pressures or the lack of them should be considered through time and not only in explaining the initial stage(s) of the management accounting change processes. The study also provides practical insights for those who intend to carry out changes in management accounting practices in an organizational setting.

El presente estudio es un ensayo longitudinal en profundidad que se dirigió dentro de una organización pública de Portugal, el servicio de correos portugués, donde se pusieron en práctica dos novedades en la contabilidad de gestión. El objetivo de una de las innovaciones—los balances de resultados—fue justificar los resultados financieros de las múltiples áreas dentro de la organización, que pudieran traspasarse a sus elementos básicos. El objetivo de la segunda—los indicadores clave de rendimiento—fue proporcionar indicadores para realizar un seguimiento de la productividad empresarial. Estas novedades no se pusieron en práctica conforme a lo planeado, lo que me brindó la oportunidad de explicar la brecha existente entre sus normas y sus rutinas. Para hacerlo, basé este estudio en la literatura sobre los cambios en la contabilidad de gestión, inspirada en la economía institucional original (EIO). Siguiendo una estrategia de recopilar asuntos de más de una teoría, el presente estudio contribuye a la literatura sobre los cambios en la contabilidad de gestión inspirada en la economía institucional original (EIO) con la demostración de que, si se quiere ampliar nuestro conocimiento acerca de cómo las innovaciones en contabilidad de gestión están (o no) siendo puestas en práctica, las cuestiones de confianza y poder deberían analizarse de manera conjunta y no por separado. Asimismo, se demuestra también que las presiones internas y externas, o la ausencia de las mismas, deben ser tenidas en cuenta durante el proceso y no solo para explicar las etapas iniciales de las innovaciones en contabilidad de gestión. El estudio arroja igualmente ideas prácticas para aquellos que quieran modificar las prácticas de contabilidad de gestión en el ámbito de una organización