Gestión integral de la cadena de suministro en un servicio regional de salud : la Unidad de Aprovisionamiento Integral del Servicio Murciano de Salud

Abstract

INTRODUCCION Y OBJETIVOS: El objetivo principal de esta tesis doctoral es describir la puesta en marcha y el desarrollo del proyecto denominado “Unidad de Aprovisionamiento Integral” (UAI) en el Servicio Murciano de Salud (SMS), así como evaluar los resultados obtenidos en el periodo 2010-2016. MARCO CONCEPTUAL: La puesta en marcha del proyecto de la UAI por parte del SMS obedece a la confluencia de tres elementos: (1) Un contexto general de la Sanidad actual enmarcado en un cambio de requerimientos y necesidades de los ciudadanos en torno a la Salud, de crisis financiera y de evolución tecnológica permanente. (2) La necesidad de disponer de una Cadena de Suministro eficiente, como elemento estratégico para la gestión de procesos fundamentales para el desarrollo de la actividad sanitaria. (3) Las singularidades de la Región de Murcia y el SMS, como entorno geopolítico donde se desarrolló el proyecto y que facilitaron su puesta en marcha. DESCRIPCION DEL PROYECTO: El modelo organizativo de la UAI está centrado en cuatro componentes: una Planificación eficiente de las Compras, el control de la operativa de aprovisionamiento y logística, la gestión centralizada del Catálogo de productos del SMS, y la puesta en marcha de un cuadro de mando a través del cálculo de indicadores de gestión. Para su puesta en funcionamiento requirió la realización de un modelo económico-financiero que evaluase su viabilidad, una gestión adecuada de los recursos humanos, la aplicación de dos sistemas informáticos (el paquete informático SAP R/3 y la herramienta de Catálogo), así como la creación de una Plataforma Logística para dar servicio a todos los centros sanitarios dependientes del SMS. RESULTADOS: La evaluación de la gestión realizada por la UAI se centró en la adquisición de material sanitario y no sanitario, prótesis y reactivos, realizándose una estimación de ahorros a través del cálculo de tres proyecciones del gasto, según tres hipótesis de trabajo en función de los datos disponibles para el periodo 2012-2016. Los ahorros estimados oscilan entre los 137 millones de € acumulados del escenario más desfavorable hasta los 307 millones de € en el escenario más favorable. La consecución de estos ahorros se fundamenta en la labor de planificación de compras llevada a cabo, con 145 contratos gestionados para la adquisición de los materiales gestionados durante el periodo de estudio, de los cuales 83 se encontraban activos durante 2016, con un potencial de ahorro anual de 22,3 millones de €. Una operativa centralizada del aprovisionamiento y la logística que durante 2016 alcanzó un 42% del total de materiales adquiridos por el SMS, esto es, 73 millones de €, y alrededor de 1,6 millones de líneas de pedidos anuales, preparadas y entregadas en los distintos centros sanitarios dependientes del SMS, que ha permitido también una disminución del valor de inventario en más de 6 millones de €. El mantenimiento centralizado del Catálogo de productos del SMS que ha supuesto la gestión de aproximadamente 7.600 solicitudes, así como la participación de la UAI en el grupo técnico para la evaluación de la incorporación de nuevas tecnologías al Catálogo del SMS. CONCLUSIONES: La puesta en marcha de una estructura centralizada con capacidad para gestionar de forma integral la cadena de suministro del SMS, ha supuesto una importante ventaja competitiva para la Organización Sanitaria en forma de ahorros económicos, mejoras en los flujos de información y colaboración entre sus estructuras y procesos de aprovisionamiento y logística mas eficientes con una disminución importante en el valor de los inventarios. INTRODUCTION AND OBJECTIVES: The main objective of this doctoral thesis is to describe the start-up and development of the project called "Integral supply unit" (UAI) in the Murciano Health Service (SMS), as well as to evaluate the results obtained in the 2010-2016 period. CONCEPTUAL FRAMEWORK: The implementation of the UAI project by the SMS is due to the confluence of three elements: (1) A general context of the current health system, framed in a change of requirements and needs of citizens around health, Financial crisis and permanent technological evolution. (2) The need to have an efficient Supply Chain, as a strategic element for the management of the fundamental processes to the development of health activity. (3) The singularities of the Region of Murcia and the SMS, as a geopolitical environment where the project was developed and which facilitated its implementation. PROJECT DESCRIPTION: The organizational model of the UAI is based on four components: an efficient planning of procurement, control of supply and logistics operations, centralized management of the SMS Product Catalog, and the implementation of a Scorecard through the calculation of management indicators. In order to put it into operation, it required an economic and financial model to assess its feasibility, adequate management of human resources, the implementation of two computer systems (the SAP R/3 software package and the Catalog tool) and the creation of a Logistics Platform to serve all the health centers dependent on the SMS. RESULTS: The evaluation of the management performed by the UAI was focused on the acquisition of sanitary and non-sanitary equipment, prostheses and reagents, making an estimation of savings through the calculation of three projections of expenditure, according to three working hypotheses according to the data available for the period 2012-2016. The estimated savings range from € 137 million accumulated from the most unfavorable scenario to € 307 million in the most favorable scenario. The achievement of these savings is based on the procurement planning work carried out, with 145 managed contracts for the acquisition of the materials managed during the studied period, where 83 were active during 2016, with potential savings of € 22.3 million. A centralized supply and logistics operation which reached 42% of the total materials purchased by the SMS during 2016, that is, € 73 million and around 1.6 million lines of annual orders prepared and delivered in the different health centers dependent on the SMS, which has also allowed a decrease in the value of inventory by more than 6 million €. The centralized maintenance of the SMS Product Catalog which involved the management of approximately 7,600 applications, as well as the participation of the UAI in the technical group for the evaluation of the incorporation of new technologies in the SMS Catalog. CONCLUSIONS: The implementation of a centralized structure with the capacity to manage the SMS supply chain in an integral manner has been an important competitive advantage for the Health Organization in the form of economic savings, improvements in information flows and collaboration between its structures and processes of more efficient procurement and logistics with a significant decrease in the value of inventories.