Administración electrónica : de la evidencia de la gestión de documentos a la documentación de la gestión de procesos institucionales locales

Abstract

Se propone el desarrollo de una metodología de trabajo para traducir procesos reales de la Administración Local a procesos lógicos para la Administración Electrónica. Llevar a cabo este cometido supone en primer lugar el diseño y aplicación de un «modelo de descripción» que permite obtener una estructura conceptual de todas las posibles funciones y componentes que podrían intervenir en la gestión de un proceso electrónico y, seguidamente, ofrecer y aplicarle una «propuesta de modelo de metadatos» semánticamente correcta. Tomando como modelo las directrices desarrolladas a nivel internacional por las diferentes corrientes teóricas sobre esta materia, se procede a diseñar el modelo de descripción de la gestión de procesos electrónicos a partir del estudio de una unidad documental compuesta, en este caso, el expediente administrativo. Se cree que la evidencia de los procesos, en cierta medida, queda reflejada en los documentos como resultado final de su ejecución, siendo necesario también efectuar un análisis de la legislación que les afectan, así como observar, para este caso, las funciones ejecutadas en la Administración Local. La estructura de metadatos diseñada responde a un modelo entidad-relación desarrollado a partir de los estándares de metadatos publicados a nivel internacional. La propuesta aquí presentada se aleja de la «descripción de documentos» para dirigirse hacia la «descripción de la gestión electrónica de procesos» institucionales mediante el uso de metadatos. La definición de las funcionalidades de la gestión de un proceso administrativo, de acuerdo a los resultados obtenidos para un entorno electrónico y la posterior aplicación de un modelo de metadatos, ha demostrado –no solo para las Administraciones Locales– que se trata de una tarea bastante complicada que merece una importante reflexión por parte de todas las Administraciones Públicas. Es necesario establecer previamente una política de gestión de procesos electrónicos para solucionar los aspectos orgánico-funcionales que impiden la puesta en funcionamiento de la Administración Electrónica –esto implica redactar textos legislativos para regular los procedimientos administrativos ejecutados por vía electrónica– y, posteriormente, atender a los aspectos técnicos de los que hablan las Normas Técnicas de Interoperabilidad redactadas en nuestro país, las cuales conllevan el uso de TIC y la aplicación de metadatos para su descripción. Finalmente se observa y demuestra que la falta de recursos económicos, materiales y sobre todo profesionales para llevar a cabo esta práctica, hace que las Administraciones Locales sean las más vulnerables en comparación con el resto de las Administraciones Públicas. ABSTRACT

This is a proposal for the development of a methodology of work in order to translate real processes of local government administration to logical processes for electronic administration. To carry out this task, it firstly involves the design and implementation of a «model description» which will allow us to obtain a conceptual structure of all the possible functions and components that might be involved in the management of an electronic process and then provide and apply it to a semantically correct «proposed metadata model». Using the guidelines developed internationally by the different schools of thought on this subject as a model, we will proceed to design the model description of the management of electronic processes from the study of a compound document file, in this case, the administrative record. It is believed that the evidence of the processes, to some extent, is reflected in the documents as a final result of its execution, requiring an additional analysis of the laws that affect them, and to observe, in this case, the functions performed in local government administration. The designed metadata structure responds to an entity-relation model developed from standards of metadatas published internationally. The proposal presented here is far from a «description of documents» but moves more towards a «description of the management of electronic processes» by using institutional metadata. The definition of the functions of the management of an administrative process, according to the results obtained for an electronic environment and the subsequent implementation of a metadata model has proven – not only for the local government administration – that this is quite a complicated task that needs serious reflection by all levels of public administration. It is necessary to previously establish a policy for the management of electronic processes to solve the organic-functional aspects that hinder the operation of electronic administration –this involves drafting legislations to regulate administrative procedures executed electronically and then meet the technical aspects which are outlined by technical standards for interoperability written in our country, which involve the use of ICT and the application of metadata for its description. Finally it is observed and shown that the lack of economic resources, materials and particularly professionals to carry out this practice makes the local bodies more vulnerable compared to other public administrations.