Evolución del nivel de calidad en oficinas de farmacia con un programa de mejora continua

Abstract

En la actualidad y ante la demanda existente sobre sistemas organizativos que promuevan la mejora continua, se ha desarrollado esta tesis doctoral aplicada a la oficina de farmacia cuya finalidad es incrementar la efectividad de su actividad y enfocarla a la satisfacción y seguridad del paciente

OBJETIVOS

Tiene tres objetivos principales: 1. Diseñar e implantar un sistema de calidad en la farmacia según los requisitos de la norma ISO 9001. 2. Diseñar e implantar un programa de mejora continua de la calidad en la oficina de farmacia. 2.1.-Identificar los puntos críticos en cada una de las fases de los procesos e implantar las medidas definidas para su control y registro. 2.2 Consensuar con un grupo de expertos en calidad los puntos críticos obtenidos, definiendo los indicadores pertinentes. 3. Analizar la evolución de la calidad de las oficinas de farmacia integradas en el programa de mejora continua. METODOLOGIA - El Colegio de Farmacéuticos de la Región de Murcia (COFRM) lanzó una propuesta a las oficinas de farmacia para implantar el sistema de calidad, según la norma ISO 9001. Una vez implantadas las medidas requeridas por la norma, se evaluó su cumplimiento mediante las auditorias externas. Posteriormente, se decidió establecer un programa de mejora continua que garantizara la evolución progresiva del sistema de calidad, que requería las siguientes acciones: A) Identificar los puntos críticos en cada una de las fases de los procesos operativos de la oficina de farmacia e implantar las medidas definidas para su control y registro haciendo uso de la herramienta de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control(APPCC). B) Consensuar con un grupo de expertos en calidad los puntos críticos obtenidos, definiendo los siguientes conceptos: valores de referencia y ponderación del grado de cumplimiento, así como el consenso de un sistema de clasificación del grado de implantación del sistema de calidad en las oficinas de farmacia. Para la ejecución del objetivo 3, las farmacias introdujeron los datos en los formatos descritos en el procedimiento de aplicación en el programa LOTUS NOTES. Posteriormente el departamento de calidad los introdujo en una hoja de cálculo diseñada específicamente para ser tratada por el paquete estadístico IBM SPSS 17.0 .Se realizó un análisis descriptivo bivariante, usando el test de X2 o la t de Student, según el carácter cualitativo o cuantitativo de la variable independiente, reforzando la comparación del estudio con las pruebas de ANOVA. RESULTADOS El plan de trabajo se distribuyó a 54 en el periodo 2005-2007. Una vez implantadas las medidas exigidas por la norma ISO 9001, todas las farmacias superaron con éxito la auditoria externa y obtuvieron el sello de calidad. Tras aplicar la herramienta de APPCC, se identificaron un total de 34 puntos críticos de control a los que se les atribuyeron los indicadores pertinentes para su control y registro. Estos indicadores fueron consensuados, en la segunda ronda del panel de expertos. En el programa de mejora participaron 25 farmacias de las 54 que consiguieron el primer objetivo de certificación según la ISO 9001. Las farmacias del programa de mejora tienen entre el 91 y el 95% de la puntuación máxima que se puede alcanzar. CONCLUSIONES

Se ha diseñado un programa de mejora que permite evaluar el nivel de calidad de las farmacias siendo un sistema sensible a pequeñas variaciones que permite identificar las desviaciones de una forma ágil, adoptar las acciones necesarias con la mayor brevedad posible. El programa de mejora es fácilmente integrable con cualquier otro sistema de gestión y además es flexible a futuras incorporaciones de procesos que permiten a la farmacia sistematizar determinadas actuaciones y analizar su repercusión en el sistema

Nowadays and in view of the current demand of organizational systems which promote continuous improvements, this doctoral thesis has been carried out concerning the chemist ‘s and which main aim is to increase the effectivity of its own activity and to chose a different approach to the patient’s satisfaction and security.

THE THESIS AIMS There are three different aims 1. To design and to establish a quality system in the chemist’s according to the requirements of the ISO 9001 Rule. 2. To design and to establish a programme of continuous improvement in the quality of the chemist’s 2.1.To identify the crucial issues in each stage of the different processes and at the same time to stablish the defined measures to its control and registration. 2.2. To reach a consensus on the achieved crucial issues with a group of experts on quality defining at the same time the appropriate indicators. 3. To analyse the evolution of the quality in some chemists which joined the programme of continuous improvement.

METHODOLOGY The Pharmaceutical Official Association in Murcia (COFRM) made an offer to some chemists to establish the quality system according to the ISO 9001 Rule. Once the measures required by the rule were established, it was evaluated if those ones were fulfilled by the external audits. Later a programme of continuous improvement was established to guarantee the gradual evolution of the quality system which required the following meassures: A) To identify the crucial issues in each step of the operative procedures in the chemist’s and to establish the defined measures to its control and registration making use of the tool for Risks Analysis and Crucial control measures (APPCC). B) To reach a consensus on the achieved crucial issues with a group of experts defining the following items: Reference and Adjustment Values within the achievement of the proposed goals together with a consensus on a classification system of the gradual establishment of the quality system in the chemist’s. To carry out the aim number 3, chemists transferred the data into the established formats in the application procedure within the LOTUS NOTES programme. Later, the Department of Quality transferred them into a spreadsheet specially designed to be dealt with the IBM SPSS 17.0 statistical software package. A descriptive analysis with two variants was carried out using the X2 test or T of student according to the qualitative and quantitative nature of the independent variable reinforcing the comparision of the study with the ANOVA tests.

RESULTS The work plan was assigned to 54 chemists between 2005-2007. Once the measures required by the ISO 9001 Rule were stablished, all the chemists successfully passed the external audit and they got the quality stamp. After putting into practice the tool APPCC, 34 control critical issues were identified and subsequently establishing the appropriate indicators to its control and registration. These indicators were reached jointly within the second round of the experts commission. 25 chemists out of 54 taking part in the improvement programme got the first aim of certification according to the ISO 9001 Rule. Those chemists within the improvement programme achieved between 91 and 95% of the maximum score they can get.

CONCLUSIONS An improvement programme has been designed to evaluate the chemists level of quality although being sensitive to slight variations which allow to identify any deviation in a very dynamic way and to adopt the necessary actions as soon as possible. This improvement programme can be easily be incorporated into any other management programme and at the same time it is flexible enough to incorporate future procedures which allow the chemist’s to systematize certain procedures and to analyse the effects on the system.