Por favor, use este identificador para citar o enlazar este ítem: http://hdl.handle.net/10201/35511

Título: El documento administrativo, su contexto electrónico, tecnológico y normativo : una propuesta de cambio de paradigma
Fecha de publicación: 17-jul-2013
Fecha de defensa / creación: 12-jul-2013
Materias relacionadas: 35 - Administración pública. Gobierno. Asuntos militares
Palabras clave: Documentos administrativos
Documentos electrónicos
Tecnología de la información
Administración pública
Resumen: Objetivos: El objetivo general es la necesidad de ubicar adecuadamente al documento administrativo electrónico como elemento central de la gestión dentro del nuevo marco de trabajo generado por la administración electrónica. De forma más específica, con esta investigación se pretende: • Conceptuar debidamente el documento administrativo electrónico, identificando los elementos que lo componen, los formatos que lo normalizan y sus distintas tipologías. • Analizar y constatar la serie de cambios que sobre la gestión de los actos administrativos impone la irrupción del documento electrónico, adecuándola a los tiempos actuales y … • … discernir cuál es la mejor manera de llevar a cabo la gestión del documento electrónico y de los procedimientos y tecnologías vinculados, adaptándolo pertinentemente al nuevo marco legal. Metodología: En la realización de nuestra investigación, se ha tenido en cuenta el siguiente conjunto de consideraciones y operaciones: • En primer lugar, se ha elaborado una presentación general del concepto de documento administrativo, analizando detenidamente su estructura, contenido y sistemas de clasificación. • En los últimos años se ha desarrollado una amplia producción normativa para habilitar la aplicación de las TICs a los procedimientos administrativos de las AA.PP. Esto ha permitido desarrollar un nuevo concepto: el documento administrativo electrónico, que hemos definido y contextualizado debidamente. • Por mandato legal, las AA.PP. al cambiar los sistemas de gestión y adaptarse al documento administrativo electrónico, deben recomponer los modos de funcionamiento tradicionales, cuyos orígenes se pierden en el tiempo en algunas ocasiones, de manera que hemos reflexionado sobre esa imperiosa necesidad de rediseño de los distintos actos administrativos, proponiendo posibles soluciones que los adapten a la nueva realidad. • Como no podía ser de otro modo, las técnicas de Archivo y de Gestión Documental han estado presentes en el momento del análisis. • Tras todo este análisis se procedió a identificar los aspectos clave de este nuevo paradigma intentando aportar una propuesta de gestión que contribuya a afianzar y consolidar nuestra visión de la Administración Electrónica, considerando siempre al documento como el eje principal de la gestión. En nuestra investigación se ha aplicado el método deductivo (análisis de lo universal), entendiendo esto como lo recogido en el marco jurídico, principalmente en la parte básica, a partir del cual se aplica en los casos particulares (los que cada Administración Pública tendrá que abordar en la implementación de los procedimientos administrativos).También se emplea el método inductivo (obtención de conclusiones generales a partir de algo particular). Se basa en la observación y registro de los hechos analizados, su clasificación, la derivación inductiva y su contraste. Bajo esta perspectiva se han estudiado las normas y herramientas TICs disponibles que nos permitirán introducir una mejora en el procedimiento objeto de análisis. Conclusiones: Es un hecho evidente que Administración Pública y Tecnología se dan la mano. La escritura y la construcción de documentos han supuesto para el hombre la delimitación de los momentos más importantes de su existencia. Hoy en día estamos ante el gran reto de introducir una dualidad en la naturaleza del documento, en la medida que se emplean indistintamente los creados en soportes físicos (fundamentalmente en papel) y los que se construirán por medios electrónicos. Estamos convencidos de que una de las tareas más eficientes que se pueden hacer desde las direcciones de las distintas Administraciones, es la puesta en común de estas herramientas. El tipo de documento que contempla nuestra propuesta posee una doble vertiente: ser capaz de transmitir la información que contiene, tanto a un ser humano como a un sistema informático. Para ello se han incluido textos literales, destinados fundamentalmente a la lectura por el hombre, así como datos agrupados en tablas preparadas para la interoperabilidad entre sistemas informáticos. Nuestra propuesta de construcción de documentos administrativos electrónicos desde el ERP de gestión, pretende resolver un conjunto de problemáticas con las que actualmente nos encontramos, así como adelantarnos a situaciones venideras, como es el caso del próximo derecho del que dispondrán los ciudadanos para acceder a los documentos que obren en poder de las Administraciones. Nuestra propuesta de construcción de los documentos administrativos electrónicos por capas secuenciales es una técnica integrable en cualquier aplicación informática. Se trata de una propuesta de elaboración de los documentos fruto del análisis de cada uno de los elementos que componen el documento y su traslación, modificación, incluso eliminación, al mundo electrónico, pasando por el filtro del marco jurídico actual. Cada una de las capas que intervienen contiene un conjunto de atributos, entre los que destacan si contiene datos protegidos o reservados, así como los metadatos y los contenidos de estos. De esta forma, en la composición de cada capa, hay que establecer el texto o estructura de la tabla y datos contenidos, además de identificar si se puede establecer el metadato de forma automática. Esta forma de construir los documentos permitirá crear un conjunto de copias auténticas, totales y parciales, que responderán de forma automática al acceso a los documentos, en función del rol de la persona interesada. Esto es importante en los documentos que contienen datos protegidos por la LOPDP, ya que actualmente disponemos de un sistema dual, en la medida que ante la solicitud de acceso a estos documentos no se permitirá su consulta por contener datos que están protegidos, si bien habría que permitir la consulta al resto del documento. Este problema sólo tiene solución por medio de la construcción de copias auténticas parciales generadas automáticamente por todas las capas que no contengan el atributo «protegido» y/o «reservado». Otra novedad aportada es la técnica de construcción de los documentos encadenados mediante la inserción de un metadato, (el que contiene el hash del primer eslabón). Esta propuesta resuelve la situación que se plantea cuando un documento ha sido corregido, modificado o revocado por otro posterior. Es indispensable que ante la demanda al gestor documental de cualquiera de ellos, el sistema devuelva el conjunto de todos los documentos que componen la cadena, ya que de no hacerlo así, estaría informando sesgadamente, pudiendo dar lugar a confusión, desinformación y ocultamiento. El estudio desarrollado en la elaboración de esta tesis doctoral nos ha permitido construir la técnica que proponemos y que permite devolver al documento todo el protagonismo que ha tenido desde que Alfonso X el Sabio instauró su uso y que parecía haber ido perdiendo en favor de los datos. Con el apoyo de un marco jurídico innovador y aplicando reingeniería de procesos, se ha construido una técnica de elaboración de documentos administrativos electrónicos que, no solo resuelve algunas deficiencias observadas y ancladas en las prácticas administrativas, sino que aporta un mayor grado de seguridad jurídica para el ciudadano, moderniza la administración (situándola en el siglo XXI), a la vez que se da cumplimiento al precepto constitucional de eficacia, eficiencia y economía. The public administrative document, its electronical and technological enviroment and legal framework: a proposal for a paradigm shift. Autor: Rafael Ferrando Martínez Objectives: The overall objective of this thesis is the need to properly locate the electronic administrative document as a central element in the new management framework generated by eGovernment. More specifically, this research aims to: • Properly conceptualize the electronic administrative document, identifying its composition (elements), normalizing formats and types. • Analyze and verify the number of changes introduced on the management of administrative proceedings that imposes the emergence of the electronic document, adapting to the times and ... • ... discern what is the best way to carry out the management of the electronic and related technologies and procedures, appropriately adapted to the new legal framework. Methodology: During the conducting of our research, we have taken into account the following set of considerations and operations: • First, we has developed a general overview about the concept of administrative document, carefully analyzing their structure, content and classification systems. • In recent years, it has developed a wide legal framework to enable the application of ICT to the administrative procedures of the goverments. It has allowed to develop a new concept: the electronic administrative document, that we have defined and properly contextualized. • Goverments are required by law to change and adapt their management systems to the electronic administrative document. So, they must recompose the traditional modes of management, whose origins are lost in time sometimes. We reflected on the urgent need to redesign of individual administrative acts, proposing possible solutions that adapt to the new enviroment. • Obviously, the techniques of Archives and Records Management has been present in the procedures analysis. • After all this analysis, we tried to identify the key aspects of this new paradigm in order to introduce a new management proposal that contributes to strengthen and consolidate our vision of eGovernment, always considering the document as the main focus of te management. In our research, has applied the deductive method (analysis of the universe), understanding it as enshrined in the legal framework, especially at the basic, from which applies in particular cases (which each Government needs to addressed in the implementation of administrative procedures). We also have used the inductive method (obtaining general conclusions from something particular situation). It is based on the observation and recording of the events analyzed, their classification, referral and contrast inductive. In this perspective, we have studied the available ICT standards and tools that allow to introduce an improvement in the analysed procedures. Conclusions: It is obvious that Governmets and Technology come together. The writing and document construction have led to men the record of the most important moments of their existence. Today, we have the challenge of introducing a duality in the nature of the document, to the extent that the created are used interchangeably in hardware (mostly on paper) to be built and electronically. We believe that one of the most efficient tasks to develop into the managemet of public documents is the sharing of these tools. The type of electronic document of our proposal has two aspects: it is able to transmit information containing both a human and a computer system. This has been included verbatim texts, mainly for reading by humans, as well as grouped data in tables prepared for interoperability between systems. Our proposed construction of electronic administrative documents from ERP management, aims to solve a set of problems with which we are currently and anticipate future situations related with the access to public documents by the citizens. Our proposal for the construction of electronic administrative documents by a sequential layered technique is easy to be integrated into any software application. This proposal is based on the analysis of each one of the elements of the document and its translation, modification, even elimination, to the electronic enviroment, through the filter of the current legal framework. Each of the intervening layers contains a set of attributes, among them whether sheltered or contains data and metadata and the contents of these. Thus, into the composition of each layer, must be established the text or table structure and the included data as well as identifying whether the metadata can be set automatically. This form of construction of documents will be able to create a set of partial certified copies, that automatically respond to access to documents depending on the role of the concerned person. This is specially important in documents containing data protected by the Data Protection Acts, as currently we have a dual system, to the extent that the request for access to these documents will not be allowed to contain query data that is protected, but would to allow consultation to the rest of the document. This problem can only be solved by building automatically generated partial certified copies with the layers that do not contain the attribute "protected" and / or "reserved". Another innovation introduced in our proposal is the chained construction technique of documents from the use of a metadata (which contains the hash of the first link). This proposal solves the situation that arises when a document has been corrected, amended or revoked by a later. It is essential to ask to the document management system of any of them, the system returns the set of all documents that make up the chain, since failure to do so, it would be reporting biased and may lead to confusion, misinformation and concealment. The study developed in the ellaboration of this thesis has allowed to us to build the proposed technique, that allows to return to the documents all the attention that they had since Alfonso X the Wise established their use, and which seemed to have been lost in favor of the data. With the support of a legal framework and implementing innovative process reengineering, we has built a processing technique of constructing of electronic administrative document that not only solves some shortcomings and anchored in administrative practices, but provides a greater degree of legal certainty for the citizens, streamlines management (placing it in the XXI Century), while giving effect to the constitutional precepts of effectiveness, efficiency and economy.
Autor/es principal/es: Ferrando Martínez, Rafael
Director/es: Martínez Méndez, Francisco Javier
Facultad/Departamentos/Servicios: Departamento de Información y Documentación
Publicado en: Proyecto de investigación:
URI: http://hdl.handle.net/10201/35511
Tipo de documento: info:eu-repo/semantics/doctoralThesis
Número páginas / Extensión: 677
Derechos: info:eu-repo/semantics/openAccess
Aparece en las colecciones:Ciencias Sociales y Jurídicas

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