La transformación digital de entidades del Tercer Sector de Acción Social: un marco para la gestión documental.

Abstract

LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL representa un fenómeno de cambio estructural impulsado por factores tecnológicos y por una serie de modificaciones en la forma que la sociedad demanda los servicios. En el momento actual concurren estas dos circunstancias: la irrupción de un entorno digital impulsado por la pandemia, al que hemos tenido que dar cabida en múltiples aspectos de nuestra vida cotidiana (trabajo, educación, relaciones sociales, consumo, ocio, el acceso a diferentes trámites y servicios) y un contexto tecnológico que tiene la capacidad de darle cada vez más protagonismo –incremento en la capacidad de procesamiento, disponibilidad de medios para la digitalización de la información, una conectividad de alta velocidad a las redes ampliamente extendida, una capacidad de almacenamiento de datos con un pequeño coste marginal o mecanismos sencillos de tratamiento de datos. Si bien la transformación digital lleva años presente en las distintas estrategias gubernamentales y empresariales de desarrollo, es ahora cuando se pone de manifiesto, más que nunca, la importancia de poder actuar en un entorno digital, con procesos relacionados con el teletrabajo, la digitalización de las organizaciones, la prestación de servicios a distancia, la economía de la información o la inteligencia artificial. Todos ellos son procesos relacionados con una necesaria aceleración digital que se perfila como un componente esencial de contingencia e impulso económicosocial pos-pandemia. En este sentido, el Tercer Sector de Acción Social en España (TSAS) sigue señalándose como un agente clave en la garantía y defensa de los derechos civiles, sociales y culturales de la ciudadanía, en especial de las personas más vulnerables, habiendo demostrado una gran capacidad de adaptación, incluso en los momentos más difíciles de la pandemia de la que todavía estamos saliendo. No obstante, este sector debe ser consciente de la necesidad de adaptarse de manera ágil a un entorno cada vez más cambiante y exigente. Según el estudio “ONG del conocimiento: influir para el impacto social” (Cordobés et al., 2018) sólo un 8% de las oenegés tenía en marcha una estrategia troncal que involucrara a toda la organización para abordar en profundidad y con éxito los desafíos de la era digital. El estudio “Barómetro del Tercer Sector” realizado por la Fundación ISDI en 2019 señalaba que sólo el 33% de las organizaciones disponía de una estrategia específica de digitalización y más del 26% ni siquiera se lo había planteado. En el mismo sentido, la Asociación Española de Fundaciones (2019), en el estudio “Transformación digital en las Fundaciones”, señalaba que el TSAS se encontraba en un nivel bajo de adaptación digital en comparación a las organizaciones mercantiles y que era esencial abordar los nuevos retos digitales, desarrollando planes de acción, definiendo estrategias digitales e implementando una transformación organizativa alineada, que permitiera realizar los cambios necesarios para su adaptación al entorno digital. Así, se han promovido algunas iniciativas como el “Foro sobre Transformación Digital para el Tercer Sector Social” organizado por la Plataforma de ONG de Acción Social donde, a través de diferentes sesiones de trabajo sobre los retos de la transformación digital en el TSAS, se ha podido determinar que la problemática de las entidades, en muchos casos, es coincidente, si bien no se han conseguido articular soluciones concretas que, de manera práctica, den respuesta a las necesidades del conjunto de las entidades del sector. Aunar esfuerzos para afrontar una realidad común es esencial para fortalecerlas, avanzando de manera más rápida y haciendo un uso más eficiente de los recursos. Podemos entender, por tanto, que es necesario aportar soluciones transferibles, trabajando sobre los problemas comunes y los factores que influyen en la resistencia al cambio organizacional de las entidades de acción social con el fin de hacer sostenible la innovación social en su seno y crear una cultura de esta compartido esencial para la mejora de la coordinación, complementariedad y eficiencia de los servicios prestados y las inversiones realizadas. Esta publicación presenta una guía de apoyo a las distintas entidades TSAS a la hora de implementar sus propios sistemas de gestión documental proponiendo un marco que, como complemento a los sistemas de información referenciales más extendidos, ayude a la modernización de las entidades, en especial a aspectos relacionados con la calidad, la organización del trabajo, la gobernanza y la transparencia. Con este objetivo, Convive – Fundación Cepaim, en colaboración con el grupo de Tecnologías de la Información de la Universidad de Murcia, a través de la convocatoria de actividades de interés general consideradas de interés social financiada por la Secretaría de Estado de Derechos Sociales del Ministerio de Derechos Sociales y Agenda 2030, ha desarrollado el proyecto “e-Labora: gestión documental y del conocimiento del Tercer Sector de Acción Social en el entorno digital”, cuyos resultados se presentan en esta publicación. e-Labora propone construir un marco común para la gestión documental digital de proyectos desarrollados en un contexto de la colaboración público/privada, y la necesaria relación entre ellos, tanto en lo concerniente a procesos internos como externos, dando respuesta a sus distintas necesidades organizativas. La construcción de un modelo de datos común, así como el diseño y desarrollo de las herramientas necesarias para su implementación, no solo constituye un instrumento de mejora de la gestión, el desarrollo, el seguimiento, la justificación y la evaluación de la actividad en un contexto digital, también permite crear una base de conocimiento.